Sådan indsamler og behandler vi data om dig

Om os

PKA
Tuborg Boulevard 3
2900 Hellerup
Tlf. 39 45 45 40

Vores databeskyttelsesrådgiver (DPO) kan du kontakte via mail: .

Vi administrerer din pensionsordning, som er oprettet i tilknytning til dit job samt eventuelt supplerende opsparing, du har oprettet udover din pensionsordning. Du bliver optaget i pensionskassen ved, at vi modtager et pensionsbidrag fra din arbejdsgiver. Sammen med pensionsbidraget får vi oplysninger om din faggruppe og dit cpr-nummer.

Herefter indhenter vi de oplysninger om dig, som vi skal bruge til at administrere din pensionsordning. Vi tager kun kontakt til din arbejdsgivers lønkontor, hvis der er tegn på fejl i indbetalingerne.

Oversigt over de data, vi indhenter og opbevarer

Oplysninger, vi automatisk indhenter fra andre end dig selv:

• Data fra CPR-registret: Vi indhenter oplysninger fra CPR-registret, først og fremmest om din bopæl og din civilstand. Vi får derfor automatisk information om eventuel adresseændring, om eventuel ændret civilstand og om dødsfald.
• Anonymiserede data fra eksterne digitale kanaler (fx Facebook og Google).

Oplysninger, vi indhenter eller modtager fra andre på dit initiativ:

• Data fra PensionsInfo, som du har videresendt til pensionskassen – typisk i forbindelse med en selvbetjening på pka.dk.
• Data, vi har modtaget i forbindelse med, at du vil overføre en pensionsordning fra et andet selskab til pensionskassen. I den forbindelse modtager vi oplysninger om din opsparing og fordelingen af opsparingen på de forskellige pensionsprodukter.

Ud over ovenstående opbevarer vi følgende oplysninger om dig

• De kontaktoplysninger (telefonnumre og mail-adresser), du har afgivet via pka.dk eller ved kontakt med en pensionsrådgiver.
• Aktuelle og historiske data om din/e pensionsordning/er hos os samt eventuelle indentifikationsoplysninger på din eventuelle ægtefælle eller samlever og/eller dine børn.
• Dine aktuelle dækninger.
• Eventuelle anmodninger om ændring i dækninger.
• Status på aktuelle sagsforløb.
• Data om din adfærd på pka.dk samt din reaktion på mail og SMS’er. Desuden oplysninger om din browsertype og –version og din IP-adresse via cookies.
• Data fra din kommunikation med os (inkl. samtaler eller chats).

Sådan bruger vi oplysningerne

De oplysninger, vi indhenter, bruger vi til effektivt at administrere din pensionsordning hos os. Vi bruger dem også for at kunne yde en god rådgivning og til at lave analyser med henblik på at sikre, at vores henvendelser til dig er relevante for din pensionsordning.

Hvis du har givet samtykke til at modtage henvendelser om supplerende opsparing, sender vi også vores anbefalinger om eventuel supplerende opsparing i pensionskassen til dig.

Når du henter data fra PensionsInfo, gemmer vi oplysningerne i tre måneder og lader tallene indgå i vores rådgivning af dig. Vi tager også højde for tallene, hvis vi kontakter dig fx via mail eller brev med råd og vejledning om din samlede pension.

Grundlaget for at kunne behandle dine personoplysninger

Vores behandling af dine personoplysninger kræver, at vi har hjemmel til det. Grundlaget for, at vi må håndtere dine oplysninger, sådan som vi har beskrevet ovenfor, er følgende:

• Behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelsen af kontrakten med dig og din arbejdsgiver. Det gælder størsteparten af de tilfælde, hvor vi behandler personoplysninger om dig.
• Dit samtykke til behandling til et specifikt formål, fx din ansøgning om udbetaling fra pensionskassen. Når behandlingen er baseret på samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage på ethvert tidspunkt.
• Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse – fx indberetning af pensionsindbetalingerne til Skattestyrelsen.
• Behandlingen følger af vores legitime interesse i at sikre en effektiv drift af pensionskassen, som overstiger din eventuelle interesse i, at en behandling ikke sker. Denne interesseafvejning gælder kun for almindelige og ikke for følsomme personoplysninger.

Særligt om helbredsoplysninger

Til brug for vores behandling af din sag kan der være behov for at indhente helbredsoplysninger om dig. Indsamling af helbredsoplysninger foretages kun, når du har givet samtykke til, at vi må indhente oplysningerne om dig. Vi indhenter oplysningerne fra dig, offentlige myndigheder, autoriserede sundhedspersoner eller andre forsikringsselskaber/pensionskasser, og vi efterspørger kun de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere den konkrete ansøgning.

De indhentede helbredsoplysninger behandles med henblik på at fastlægge, behandle og dokumentere retskrav, for eksempel i forbindelse med ansøgning om udbetaling af sum ved visse kritiske sygdomme eller førtidspension.

Videregivelse af oplysninger

Vores medarbejdere har tavshedspligt og må ikke uberettiget udlevere, videregive eller udnytte oplysninger om dig, som de er blevet bekendt med i forbindelse med deres arbejde. Vi videregiver kun oplysninger i det omfang, vi er forpligtede til det i henhold til lovgivningen, eller når du har givet samtykke til det.

Vi videregiver automatisk oplysninger om din pensionsordning til Skattestyrelsen, og i forbindelse med udbetalingen videregiver vi dit cpr-nummer og beløbets størrelse til din bank og til Nets, hvis du har valgt, at udbetalingen sker til din NemKonto.

Vi videregiver oplysninger om din pensionsordning til andre selskaber, hvis du har valgt at overføre din opsparing hos PKA til et andet selskab.

Vi videregiver dit cpr-nummer til Sundhedsdatastyrelsen, hvis du er omfattet af dækningen ved visse kritiske sygdomme, så Sundhedsdatastyrelsen kan orientere dig om, at du muligvis kan være berettiget til at modtage udbetaling, hvis der stilles en diagnose, der er på pensionskassens liste over kritiske sygdomme.

Der kan være dialog med din arbejdsgiver om indbetalte pensionsbidrag. Anden videregivelse af oplysninger vil kun ske til personer, der har fuldmagt til at repræsentere dig eller eventuelt til offentlige myndigheder, der har lovhjemmel til at indhente oplysningerne.

Pensionskassen og PKA har outsourcet al medlemsadministration til administrationsselskabet Forca A/S. Forca A/S anvender videreoutsourcing i forbindelse med forskellige driftsopgaver. Al outsourcing sker i henhold til lovgivningens regler, der bl.a. indeholder krav om tavshedspligt for de medarbejdere, der skal behandle oplysningerne, og databehandleraftaler, der sikrer en betryggende og fortrolig behandling af persondata.

Hvor længe gemmer vi dine oplysninger?

Vi gemmer kun dine data, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indhentet. Det betyder, at vi gemmer dem, så længe du er medlem og højst i en periode på 10 år, efter at ordningen er ophørt.

Hvis du har hentet data fra PensionsInfo, gemmer vi oplysningerne i tre måneder.

Hvis du har givet samtykke til at modtage henvendelser om supplerende opsparing, og du trækker samtykket tilbage eller udtræder af din ordning, stopper vi med at sende henvendelser om dette. Data omkring til- og framelding af markedsføringssamtykket gemmes så længe det er relevant for at dokumentere gyldigt samtykke og til brug for rapportering.

Dine rettigheder med hensyn til persondata

Du har generelt disse rettigheder:

• Du har ret til at få adgang til dine personoplysninger (indsigtsret).
• Du har ret til at få rettet/berigtiget eventuelle urigtige personoplysninger.
• Du har ret til at få slettet personoplysninger, hvis de ikke længere er nødvendige til at opfylde det formål, de blev indsamlet til.
• Du har i visse tilfælde ret til at opnå begrænsning af behandling af data.
• Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger.
• Du har ret til at kunne flytte de oplysninger, du selv har givet (dataportabilitet).
• Du har ret til at tilbagekalde et eventuelt samtykke, uden at det berører lovligheden af behandling, der er baseret på samtykke, inden tilbagetrækning heraf.
• Du har ret til at få oplyst kilden til oplysningerne – dvs. hvem der har leveret oplysningerne til pensionskassen.
• Du har ret til at få oplyst, om der ligger et lovkrav til grund for indsamling og behandling af oplysningen. Herunder også hvad konsekvensen vil være, hvis ikke oplysningerne afgives.
• Du har ret til at få oplyst, om der foretages automatiserede afgørelser.
• Du har ret til at klage til Datatilsynet.

Der kan være knyttet betingelser og begrænsninger til ovennævnte rettigheder. Det er fx ikke sikkert, at du har ret til at få oplysninger slettet, hvis vi fortsat har behov for at kunne behandle dem. Det afhænger af de konkrete omstændigheder.